Page 17 - Projektplan-mit-Smartsheet

Erstellung eines Projektplans
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mit Smartsheet

einfach erstellt werden konnten. Dabei zählten nicht die vielen Features der beiden Applikationen,
sondern wie wahrscheinlich es ist, ob die User problemlos damit zurechtkommen.

Nun war es an der Zeit, über Paketform und Lizenzen zu sprechen. Von den drei von Smartsheet ange-
botenen Softwarepaketen wurde das Mittlere, also "Business", gewählt. Der Preis für eine Lizenz war
mit 17 EUR pro Monat gelistet. Doch gab es zunächst etwas Aufregung. Man war über die in Microsoft
Project 2010 gespeicherten Projekte besorgt. Die Hauptfrage war: "Können wir unsere Daten von MS-
Project nach Smartsheet transferieren?" Die Berater nickten, mit einem langgezogenen "Jaaein" und
erklärten dann, dass die Daten zwar übertragen werden können, Berechnungsformeln aber verloren
gehen würden. Zumindest war dies aber eine ausreichende Antwort und die Fragenden entspannten
sich.

Das nächste Diskussionsthema war: "Wie viele Lizenzen brauchen wir und wie hoch werden die Kosten
dafür sein?"

Einer der Berater erklärte: "Bis Januar 2025 benötigte nicht jeder Benutzer eine Lizenz . Das hat sich
aber geändert. Angenommen, Sie haben einige Projektmanager und rund hundert Mitarbeiter im Pro-
jektmanagement, dann benötigen alle ihre Benutzer je eine Lizenz . Die Unterstützung von rund 100
Benutzern würde jährlich rund 21.000 EUR kosten, also rund 2.000 EUR monatlich." Angesichts der ver-
gleichsweisen jährlichen Kosten von rund 50.000 EUR für einen einzelnen Projektmitarbeiter, wäre die-
ser Preis aber auch fair und akzeptabel."

Die Berater wurden gefragt, wie sie nun weiter vorgehen wollen und ihre Antwort war: "Wir würden
Ihnen gerne ein PMO, ein Project Management Office, empfehlen. Dort sitzen dann einige Kollegen, die
dann alle Projekte zentral planen, überwachen und operativ steuern.

Eine andere Frage kam auf: "Und wie sieht's dann beispielsweise mit dem Leiter der Qualitätsabtei-
lung oder dem Vertriebsleiter aus, können die denn dann ihre Reports erstellen?" Hier war die Ant-
wort des Beraters: "Das ist eine andere Sache, denn wir möchten nicht, dass jeder ständig neue Sachen
im Wildwuchs erstellt. Diese Kollegen würden dann nur "Bearbeiter-Rechte" bekommen, so dass sie nur
Daten in den Projektplan eingeben, aber nicht die Struktur ändern können. Nur das PMO mit den dort
sitzenden Admins sollte spezifische Vorlagen und Berichte erstellen, aber nur nachdem die Anforderun-
gen fachübergreifend abgeklärt sind. Wir nennen dies "Controlled Procedures"."

Dann war es für die Berater an der Zeit, mit ihren Vorschlägen fortzufahren. Das nächste Thema war:
"Training. In einem weiteren Schritt werden wir eine Inhouse-Schulung für alle Projektteammitglieder
durchführen, damit auch diese wissen, was wir von ihnen erwarten, wenn es darum geht, ihre Aufgaben
täglich und regelmäßig aus den Projektplänen abzurufen und ihre Ergebnisse dann einzutragen." Sie
fuhren fort: "In der Zwischenzeit unterstützen wir Ihr Projektmanagementbüro und werden dort auch
Ihren aktuellen PSP, sprich Projektstrukturplan, also die Projektvorlage, überarbeiten, da wir sicher
sind, dass einige Zeilen dort nicht erforderlich sind, andere hingegen, entscheidende, jedoch völlig feh-
len."

© Hans Porzel, 10/2025 | CAPM® (PMI), PSM I® (Scrum.org), Smartsheet Prod. Cert® 2020 Page 17 / 211 pages