Page 16 - Projektplan-mit-Smartsheet

Erstellung eines Projektplans
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mit Smartsheet

6.3. Beispielszenario / Fallbeispiel

Da diese Informationen hier weiter oben ziemlich theoretischer Natur sind, und eher verwirrend als
hilfreich klingen, möchte ich Ihnen hier ein praktisches Beispiel zeigen.

Nehmen wir an, wir sind das Unternehmen Top Equip Automotive GmbH. Wir beschäftigen an unserem
Standort in München, sowie Werken in Tschechien und Ungarn, insgesamt 800 Mitarbeiter und entwi-
ckeln und fertigen Teile für die Automobilindustrie.

Vor ein paar Monaten scheiterte ein Großprojekt völlig und es kam sogar zu einer Rückrufaktion. Der
Kunde bestand darauf, dass eine Unternehmensberatung hinzugezogen wird, um die Situation zu hin-
terfragen. Diese stellten fest, dass es in F&E, sprich Forschung & Entwicklung, zwar bereits einen "Pro-
zess" gibt, der die Abwicklung von Projekten grob definiert, aber hauptsächlich nur aus dem Grund,
um Audits zu bestehen. Tatsächlich aber gingen die Projektteams einfach nach ihrem Bauchgefühl vor,
weil sie der Meinung sind, dass sie schon lange genug im Geschäft sind, um zu wissen, wie sie vorgehen
müssen. Die Berater waren mit dieser Art der "Kultur" im Umgang mit Projektmanagement natürlich
nicht zufrieden. Bezüglich "IT-Tool" stellte sich heraus, dass alle Projektleiter Microsoft Project 2010
auf der Festplatte ihres Computers installiert hatten, was aber niemanden groß interessierte, da sie ja
nie darin geschult worden waren. Bezüglich der laufenden Projekte zeigte sich, dass es gegenwärtig
siebenunddreißig Projekte gab, die von sieben Projektleitern betreut wurden. An einem Flip-Chart wur-
den dann die Rollen im Projekt in einem Organigramm visualisiert. Hier das Bild.

Kunde:
Vertrieb Produktentwickler
Projektleiter
Projektleiter Geschäftsleitung
Musterbau
Kunde: Kalkulator
Einkauf
Logistik Qualitätsvorausplanung
Kunde: Finanzen
Qualität Produktionsleiter
Lieferantenbetreuer
Prozessentwickler
Einkauf
Kunde: Materialdisposition
Logistik

Lieferant(en):

Anschließend wurde über die Anforderungen an eine moderne Projekttrackingsoftware gesprochen.
Diese sollte primär einfach zu bedienen sein. Es gab Vor- und Nachteile im Vergleich zwischen Micro-
soft Project und Smartsheet. Sowohl die Unternehmensleitung, als auch die Berater, entschieden sich
letztendlich für Smartsheet, da es ähnlich einer Tabellenkalkulation aufgebaut war und dort Formeln

© Hans Porzel, 10/2025 | CAPM® (PMI), PSM I® (Scrum.org), Smartsheet Prod. Cert® 2020 Page 16 / 211 pages