Page 178 - Projektmanagement? - Unternehmensberatung!

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"Bei Sprache selbst kann man aber nur Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und einige
Weitere, aber nicht Tschechisch und Ungarisch, einstellen. Generell sollte man immer Englisch
nehmen, denn das ist der Schlüßel zu allen Sprachen dieser Erde."
"Wow!, nicht schlecht!", war die Reaktion von Lisa.
Und dann fügte er noch hinzu: "Wie gesagt, geht es hier im Wesentlichen um das
Datumsformat, das umgestellt wird. Schau, da kann es böse Verwechselungen geben. Du
kennst doch bestimmt das traurige Datum "9/11, Nine-Eleven". Ein Deutscher würde jetzt wohl
denken, "Klar, der Neunte Elfte, also der 9. November", aber das ist falsch. In den USA nennt
man immer erst den Monat, also wie hier, die 9 für den September, und dann erst den Tag, also
der Elfte. Solche Missverständnisse in einem Projektplan, können wie gesagt, böse enden. Aus
dem Grund hier immer drauf achten, welche Sprache eingestellt ist."

5) "Bei den "Persönlichen Einstellungen", sollte dann auch noch der Haken bei "Automatisches
Speichern nach x Minuten" herausgenommen werden", erklärt Jonathan.
"Wieso denn das?", fragte Lisa erstaunt, "... das wäre doch gut, damit wir nichts übersehen."
"Im Prinzip ja, aber was mich persönlich betrifft, so will ich selbst entscheiden, wann hier im
Projektplan etwas gespeichert wird. Oft probiere ich einfach nur mal verschiedene Szenarien
aus, und dann wäre es fatal, wenn Smartsheet einfach Mal nach 5 Minuten speichert und mein
ursprünglicher Projektplan ist dann futsch."

6) Jonah fuhr nun fort: "Nun aber zum Eingemachten, jetzt bitte genau zuhören."
"Um ein Projekt gut zu organisieren, sollte man alle zusammengehörigen Elemente, wie Blät-
ter, bzw. Sheets genannt, den Projektplan, verschiedene Berichte, das Dashboard, und so wei-
ter, entweder in einem sogenannten Workspace, auf Deutsch Arbeitsbereich, oder auch in ei-
nem gesonderten Ordner, ablegen. Wofür man sich entscheidet, für einen Arbeitsbereich oder
einen Ordner, hängt in hohem Maße von der Organisation des Unternehmens und den dort
geltenden Sicherheitsregeln ab. Da wir beide, Du Lisa und ich, hier die System-Administratoren
sind, machen wir's so, dass wir einen Workspace anlegen, in dem wir dann Ordner für jedes
Projekt erstellen."
Jetzt schaute Lisa aber dumm: "Was ist dass denn für eine Sache?"
Und wieder erklärte Jonathan: "Man kann mehrere Workspaces anlegen, aber nie einen Work-
space, in einem anderen Workspace. Wenn man mit Kollegen dann einen Workspace shared,
also teilt, dann hat der- oder diejenige auch vollen Zugriff auf alle darunterliegenden Ordner,
da die Rechte an die darunterliegenden Ordner weitervererbt werden. Wir müssen später also
aufpassen, was wir mit den Kollegen sharen. In der Regel sharen wir später dann nur den je-
weiligen Projektordner, wo jemand eine Aufgabe hat und zuständig ist. Aber wie gerade ge-
sagt, wenn wir da vielleicht einen ganzen Workspace an einen Fachabteilungsleiter sharen,
dann hat der dann auf alle darunterliegenden Ordner, oder anders ausgedrückt, auf alle darin
liegenden Projekte Zugriff. Ob wir das so wollen, hängt von uns ab."

7) Dann fuhr Jonathan fort: "Normalerweise baut man sich einmal eine Projektplanvorlage zu-
sammen, und benutzt diese für weitere, neue Projekte, bzw. passt diese Projektplanvorlage
später aufgrund von neuen Erkenntnissen, immer wieder und weiter an. Da wir bislang aber

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